Автоматизация бизнес-процессов АО «Фирма НТЦ КАМИ»

Цели и задачи:

Автоматизация ключевых бизнес-процессов АО «Фирма НТЦ КАМИ»

Отзывы

Алексей Цапников

Вице-президент по финансам

Внедрение Navision позволило решить проблему учета доходности сделок с учетом факторов мультивалютности и кредитования. Позволило сделать систему оценки эффективности деятельности подразделений и компании в целом гораздо более оперативной

Андрей Торопов

Заместитель генерального директора

Из системы я получаю данные в режиме on-line об остатках денежных средств на расчетных счетах предприятия, дебиторской и кредиторской задолженности, исполнении ключевых проектов.  Эти данные позволяют оперативно принимать управленческие решения

Татьяна Барашкова

Главный бухгалтер

Система Microsoft Dynamics-NAV  позволила значительно сократить время на обработку первичной документации. Благодаря наличию в системе передовых технологий, появились возможности быстрого и более реального получения необходимой информации. Используя систему, мы смогли автоматизировать ряд ключевых бизнес-процессов

Проблема:

Бизнес-процессы были автоматизированы при помощи большого числа разрозненных приложений:

  • в 1С 7.7 «Предприятие» ведется бухгалтерский учет, складской учет товаров, комплектующих и запчастей, а также оформляются финансовые документы;
  • в 1С 7.7 «Зарплата и Кадры» ведется кадровый учет и расчет заработной платы;
  • с помощью систем «Клиент-Банк» обрабатывается приход и расход денежных средств;
  • в MS Outlook производится обработка переписки с клиентами по электронной почте, частично планируется работа менеджеров и отслеживается исполнение задач;
  • в системе «Эталон» производится обработка сервисных заказов;
  • в электронных таблицах MS Excel производится анализ деятельности компании и готовятся отчетные документы.

Использование нескольких различных систем создавало общие проблемы:

  • трудности в управлении бизнес-процессами компании, обусловленные отсутствием единого информационного пространства, – возникновение конфликтных ситуаций, связанных с разрозненностью учета и большим числом участников процесса;
  • невозможность анализа общей картины взаимоотношений с клиентами из-за хранения информации в разных системах или обособлено у каждого из пользователей;
  • при обработке данных в разных системах происходило дублирование информации;
  • при переносе данных между разрозненными системами возникали потери информации;
  • часть систем морально устарели и не удовлетворяли современным требованиям;
  • из-за трудностей комплексного изменения функциональности не обеспечивалась гибкость информационной системы;
  • не обеспечивался требуемый уровень информационной безопасности – каждый сотрудник должен иметь доступ к информационным ресурсам лишь в части касающейся его функциональных обязанностей.

Отсутствие единых стандартов ввода и обработки информации приводило к частным проблемам в отдельных подразделениях:

  • планирование поставок товаров выполнялось с помощью заявок в бумажном виде, поступившие предложения поставщиков обрабатывались вручную, возникали ошибки при распределении продукции между проектами и заказами;
  • трудности с выявлением связи между приходом и расходом товаров, товарный учет не прозрачен, в том числе и в разрезе по ГТД;
  • частые возникновения пересортиц и отрицательных остатков на складе из-за отсутствия единого товарного каталога и слабых механизмов контроля расхода товара;
  • правила ценообразования на товары и продукцию в системе не регламентированы, отсутствие единого прайс-листа;
  • планирование работ и распределение ресурсов и материалов выполнялось за рамками системы, что приводило к сложностям при оформлении финансовых документов и оценке эффективности работы;
  • очень высокая трудоемкость при формировании документов по абонентскому обслуживанию клиентов;
  • высокая трудоемкость предварительного анализа рентабельности сделки на начальных этапах ее формирования;
  • отсутствие инструментов выявления лучших клиентов компании, а также механизмов анализа исполненных сделок;
  • не было электронной картотеки сотрудников, штатное расписание и табель рабочего времени велись разрознено, отсутствовала возможность планирования переподготовки и обучения сотрудников.

Особенности

1. Обработка информации и подготовка тендерной документации;

2. Закупка товаров и оборудования, а также производство продукции и сборка комплектов выполняется под проекты и отдельные клиентские заказы, учет движения товаров и материалов по проектам;

3. Контроль движения товара в разрезе ГТД;

4. Сквозное управление процессом торговли с разделением зон ответственности сотрудников;

5. Периодическая массовая выписка документов (абонентское обслуживание клиентов);

6. Сегментация клиентов и потенциальных клиентов по регионам, по отраслям, по уровню доходности, по объему закупок, по продолжительности сотрудничества, по частоте закупок, по размеру IT-бюджета;

7. Определение лучших клиентов, партнеров, формирование различных рейтингов;

8. Сквозное управление процессом сервисного обслуживания, контроль соблюдения сроков, учет выполненных ремонтов и потребленных запчастей;

9. Расчет рентабельности по центрам финансовой ответственности с использованием специального алгоритма расчета.

Решение:

Для автоматизации ключевых бизнес-процессов компании было принято решение развернуть систему Microsoft Business Solutions – Navision и доработать функциональность системы в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Внедрены следующие модули: «Финансы», «Бухгалтерия», «Налоговый Учет», «Основные Средства», «Продажи & Клиенты», «Управление Отношениями», «Сервисный центр», «Покупки & Поставщики», «Товары», «Управление складом», «Производство», «Работы», «Ресурсы», «Бизнес-Анализ».

Результаты:

  • Оптимизирован процесс закупки товара: обработка выполняется с учетом спроса, наличия на складе и величины безопасного складского запаса, рассчитанной статистическими методами; организован электронный обмен данными с поставщиками.
  • Стандартизированы классификаторы по холдингу – справочники товаров, услуг; решена проблема дублирования данных в справочниках и каталогах.
  • Оптимизирован склад: сокращено время на обработку и комплектацию заказов, время хранения товара на складах сведено к минимуму, учет прозрачен на всех этапах движения товаров.
  • Ценообразование: в системе автоматически обрабатываются входные цены, формируются рекомендованные цены продажи с заданным уровнем доходности.
  • Оптимизирован процесс продаж: каждый сотрудник действует в своей зоне ответственности и обладает требуемым объемом информации по каждой сделке.
  • Пакетная выписка документов для абонентского обслуживания клиентов.
  • Единая база данных для клиентов и потенциальных клиентов для осуществления маркетинговых мероприятий и активных продаж.
  • Формирование рейтингов выполняется с помощью методики ABCD-анализа (по товарам, товарным категориям и группам, по клиентам и поставщикам).
  • Оптимизирован процесс сервисного обслуживания клиентов: распределение сервисных заказов между исполнителями, учет потребленных материалов, контроль сроков ремонта, уведомление заказчиков о выполненном ремонте оборудования.
  • Расчет доходности по центрам финансовой ответственности с оценкой каждого исполнителя в бизнес-процессе компании.
  • Интеграция с системами Клиент-Банк (Ярсоцбанк, Сбербанк).
  • Бухгалтерский, управленческий и кадровый учет ведется в единой базе.
  • Обеспечен терминальный доступ к данным филиалов для получения детализированной информации, а также с целью аудита.
  • Обособленные подразделения, несмотря на отраслевую специфику, работают в общей системе по единым правилам холдинга; при включении новых подразделений и организации новых процессов они легко вливаются в действующую систему.
  • Компания своевременно получает поддержку изменений законодательства в системе.